Qualitätsmanagement für Websites
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Qualitätsmanagement für Websites

So sichern Sie Funktion und Betrieb Ihrer Online-Präsenz

Websites können auch schon mal crashen - Eine internes Qualitätsmanagement kann das verhindern

Es keine Selbstverständlichkeit, dass Firmen-Websites dauerhaft funktionieren. Zwar versuchen die Hoster den Betrieb zwar zu gewährleisten und geben sehr hohe Verfügbarkeiten an, aber der Hostingpartner hat nicht immer die volle Kontrolle über das, was mit Ihrer Website geschieht.

Wenn Sie Sie beispielsweise Ihre Website nicht updaten, um mögliche Sicherheitslücken zu schließen, ist es nur eine Frage der Zeit, bis Hacker sich Ihrer Website bemächtigen. Das schlimme daran ist der Vertrauensverlust, der durch einen Hackerangriff entstehen kann, wenn er nicht gleich beseitigt wird.

Ebenso ist es peinlich, wenn im Suchergebnis von Google fremdländische Schriftzeichen im Suchergebnis erscheinen, die unter Ihrem Eintrag (beispielsweise die Unternavigation) stehen.

Doch nicht nur Sicherheit ist von Bedeutung. Auch das Qualitätsmanagement spielt für die Erreichbarkeit, die Nutzererfahrung und die Fehlerfreiheit einer Firmen-Website eine Rolle. In diesem Artikel stelle ich Ihnen Maßnahmen vor, die Ihnen helfen Fehler und Probleme zu vermeiden. Einige Maßnahmen sind einmalig zu erledigen, andere sind in regelmäßigen Abständen durchzuführen.

Einmalige Maßnahmen

Monitoring einrichten

Ein Monitoring prüft in regelmäßigen Abständen, ob Ihre Website online ist. Wenn Sie ausfällt, erhalten Sie eine Mail, wie lange die Website offline ist und wenn sie wieder läuft eine weitere Mail.

Ein kostenfreien Dienst ist Uptime Robot. Sie registrieren Ihre Website bei dem Dienst und schon wird Ihre Website überwacht. Ist die Website häufiger offline, können Sie das Ihrer Internet-Agentur mitteilen, damit diese die Ausfälle abstellt.

SSL-Verschlüsselung

Eine SSL-Verschlüsselung gehört zu Standard einer professionellen Website. Sie stellt sicher, dass die Übertragung von Daten zwischen dem Browser und dem Webserver nicht im Klartext übertragen werden und damit nicht mehr extern einsehbar sind.

Diese Sicherheit wird insbesondere beim Abschicken von Formularen verlangt. Gemäß DSGVO sind Formulardaten zu verschlüsseln. Die meisten Webhoster bieten ihren Kunden eine kostenfreie Verschlüsselung an, die bei den meisten Websites ausreicht.

Kontrolle Impressum und Datenschutz

Spätestens nachdem im Mai 2018 die DSGVO in Kraft getreten ist, muss das Impressum und der Datenschutz einer Firmen-Website auf Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit geprüft werden. Der einmalige Vorgang kann mittels Konfiguratoren online, oder von Spezialisten durchgeführt werden.

Mit Spezialisten meine ich Datenschutzexperten bzw. Rechtsanwälte, die ihren Schwerpunkt im Internet-Recht haben. Da der Gesetzgeber die Anforderungen unverhältnismäßig angehoben hat, kann Rechtssicherheit nur durch einen Anwalt gewährleistet werden. Ich empfehle für Kunden aus meiner Region die Firma Weber-DV, die sich unter anderem auf Datenschutz spezialisiert hat.

Website-Links checken

Links auf Websites ändern sich. Vor allem externe Links auf Partner, Portale oder Blogs. Für die Anwender ist es ärgerlich, wenn ein Link tot ist und eine 404-Seite erscheint. Auch suchmaschinentechnisch ist es ungünstig Links nicht zu korrigieren.

Hierfür gibt es Linkchecker, die in Content-Management-Systemen als Erweiterung/PlugIn installiert werden können. Sie prüfen in regelmäßigen Abständen interne und externe Links auf ihre Erreichbarkeit. Ist ein Link defekt, erhalten Sie eine Mail, welcher Link zu korrigieren bzw. zu entfernen ist.

Die Einrichtung ist eine einmalige Aktion. Ich empfehle Ihnen einen Linkchecker in Ihrer Website zu implementieren und defekte Links gleich zu korrigieren.

Wiederholende Maßnahmen

Daten sichern

Eine Website muss genauso gesichert werden, wie ein PC oder Mac. Normalerweise erledigt das Ihre Agentur bzw. der Hoster für Sie. Doch Achtung: in den günstigen Hostingtarifen ist nicht immer eine tägliche Datensicherung inkludiert und haben Sie der Internetagentur keinen Auftrag erteilt, wird nur der Ursprungsdaten zum Livegang Ihrer Website gesichert.

Lassen Sie deshalb von Ihrer Agentur eine regelmäßige Datensicherung durchführen. Wichtig sind vor allem die Inhalte Ihrer Website, denn diese ändern sich. Die Inhalte werden meist in einer SQL-Datenbank gespeichert und sollten automatisiert gesichert und Ihnen per Mail zugeschickt werden.

Kontrolle der Formulare

Die Kontakt- und/oder Anfrageformulare sollten 1x im Quartal auf ihre Funktion getestet werden. Aus Erfahrung weiß ich, wie wichtig das ist. Es kann vorkommen, dass durch Updates oder Änderungen in Ihrer Mail-Administration (z. B. Providerwechsel, Sicherheitsmaßnahmen) die Formulare nicht mehr funktionieren (Fehlermeldung) oder nicht bei Ihnen ankommen (Sie wundern sich, warum niemand mehr anfragt).

Prüfen Sie deshalb selbst und füllen die Formulare auf Ihrer Website aus. Lässen sich die Formulare abschicken und kommen Sie in Ihrem Postfach an, ist alles in Ordnung. Denken Sie daran: Funktionieren die Formulare nicht, verärgert das die Interessenten und sie bekommen es in der Regel nicht sofort mit.

Update des Content-Management-Systems

Content-Managent-Systeme sind Programme, die permanent weiter entwickelt werden. Trotz hoher Qualität in der Programmierung können immer wieder auch Fehler entstehen, die durch Updates beseitigt werden. Es ist deshalb zwingend erforderlich die Content-Management-Systeme aktualisieren zu lassen, sobald das Update verfügbar ist.

Normalerweise macht das Ihre Internetagentur für Sie. Doch das ist keine Selbstverständlichkeit. Haben Sie keinen Supportvertrag, wird in der Regel nichts upgedatet. Hackern wird damit die Möglichkeit gegeben Sicherheitslücken auszunutzen, um Ihrer Website zu kapern (Alles schon mehrfach erlebt!). Lassen Sie es dazu erst gar nicht kommen, denn Websites werden ständig weltweit auf Schwachstellen von Robotern gescannt.

Content-Revision

Website-Inhalte veralten im Laufe der Zeit. Deshalb sollte mindestens alle halbes Jahr eine Kontrolle durchgeführt werden, ob Texte, Bilder und Grafiken noch aktuell sind. Beispiele sind hierfür Jahreszahlen, Mitarbeiteranzahl und -namen sowie Mitarbeiterfotos. Referenzen und Projektbeispiele benötigen ebenfalls einer Erneuerung.

Vor allem ändern sich häufig Produkte. Hier müssen Daten, Fotos und Preise aktualisiert werden, auch wenn Sie gar keinen Shop haben. Das gleich gilt für Dienstleistungen. Website-Besucher haben ein gutes Auge dafür, ob die Inhalte Ihrer Website noch aktuell sind oder nicht. Veraltete Website sind unprofessionell und verspielen Glaubwürdigkeit. Kümmern Sie sich deshalb drum oder beauftragen Sie Ihre Agentur damit.

Dokumentation Zugänge

Mit der Dokumentation der Zugänge sind Zugangsdaten zum Content-Management-System, zum Hosting Ihrer Website, dem FTP-Zugang und die E-Mail-Verwaltung gemeint. Es empfiehlt sich alle Daten (Benutzernamen, Passwörter usw.) hierfür in einem Dokument zusammenzufassen.

Falls Sie nicht selbst eine Passwortverwaltung nutzen oder diese Daten für sich gespeichert haben, fordern Sie von Ihrer Agentur diese Daten an. Meine Kunden erhalten von mir ein Dokument, welsches alle Daten enthält. Vor allem bei einem Provider- oder einem Agenturwechsel ist dieses Dokument sehr wertvoll und erspart unnötiges Suchen.

Es empfiehlt sich Passwörter ein Mal im Jahr zu wechseln.

Kontrolle der SEO

Ist Ihre (optimierte) Website dauerhaft gut in den Suchmaschinen Google und Bing zu finden? Um das sicherzustellen, prüfen Sie zwei Mal im Jahr die Entwicklung Ihrer Rankings. Allerdings nicht, indem Sie nach Ihrer Firmen-Website selbst in Google suchen, sondern über ein spezielles SEO-Tool, was hoffentlich Ihre Agentur im Einsatz hat.

Ich prüfe die Ranking meiner Kunden-Website mit dem XOVI-Tool. Mittels eines Reportings erhalte ich Woche für Woche automatisiert die neueste Zahlen. Da Google immer wieder seinen Suchalgorithmus ändert, und auch die Konkurrenz nicht schläft, ist es zu empfehlen die eigene Website und den Wettbewerb zu kontrollieren. Neben dem Sichtbarkeitsindex lassen sich die Plätze einzelnen Keywords abrufen.

Wenn Sie Interesse an einer SEO-Kontrolle Ihrer Website haben, kontaktieren Sie mich.

Löschen veralteter Fotos und PDF-Dateien

Sind Fotos oder PDF-Dokumente, wie Flyer oder Preislisten nicht mehr aktuell, löschen Sie diese ein Mal pro Jahr. So behalten Sie die Übersicht bei der Pflege Ihrer Website-Inhalte und Ihr System schlank.

Inhaltsdateien, die zwar nicht mehr auf der Website veröffentlicht sind, jedoch noch in der Mediathek oder im Dateiverzeichnis gespeichert sind, lasen sich über Google nach wie vor auffinden (z. B. über die Bildersuche). Deshalb nehmen Sie die Daten von Ihrem Webserver.

Kontrolle der Website am Smartphone

Funktioniert Ihre Website am Smartphone einwandfrei? Kontrollieren Sie die Ansicht immer wieder mal. Vor allem, wenn Sie neue Inhakte oder komplette Seiten angelegt haben. Es kann vorkommen, dass die Website am Desktop zwar gut aussieht, aber fehlerhaft am Smartphone dargestellt wird.

Auch wenn die responsiven Designs einem sehr gut die Content-Pflege erleichtern, es passieren Fehler. Es empfiehlt sich sowohl mit einem Android-Smartphone, als auch mit einem iPhone die Website-zu kontrollieren.

Haben Sie Interesse an einer Übernahme des Qualitätsmanagements Ihrer Website? Lassen Sie es mich wissen. Gerne helfe ich Ihnen weiter.